Khó khăn của doanh nghiệp về lưu trữ tài liệu

Với các phương pháp lưu trữ tài liệu truyền thống, các văn bản phê duyệt được lưu bản cứng, hoặc được scan và lưu bản số hóa, không được phân loại và tổ chức lưu trữ tập trung, dẫn đến nhiều khó khăn cho việc khai thác và sử dụng hiệu quả trong doanh nghiệp.

90%
Thông tin tài liệu đang được lưu trữ phân tán tại nhiều nguồn rải rác trên nhiều phần mềm hoặc dưới dạng văn bản cứng và trên các giá kệ, và cả trên thiết bị cá nhân
30%
Thời gian trung bình nhân viên dành cho việc tìm kiếm tài liệu khi có nhu cầu, thay vì thời gian tập trung vào xử lý công việc.
37%
Dữ liệu bị mất, không tìm ra hoặc không sử dụng được, do thiếu quản lý tập trung và thiếu công cụ quản lý, phân loại, theo version, lưu trữ thông minh...
70%
Giao dịch có thể thất bại, nếu văn bản bằng giấy bị hư hỏng, thất lạc hoặc không được chia sẻ kịp thời. Hoặc cần chia sẻ tài liệu trên các phần mềm khác nhau không thực hiện được.

Phần mêm xFile giải quyết các vấn đề quản lý tài liệu, dữ liệu của doanh nghiệp

Tổ chức lưu trữ dữ liệu
Khó khăn trong việc tổ chức và phân loại khối lượng lớn hồ sơ, tài liệu. Tìm kiếm và khai thác dữ liệu cho hoạt động doanh nghiệp
Môi trường cộng tác
Những thách thức trong việc cộng tác và chia sẻ tệp liền mạch giữa các nhóm và phòng ban. Phê duyệt tài liệu, phê duyệt lưu trữ tài liệu.
Kiểm soát version
Giải quyêt khó khăn trong việc theo dõi và quản lý các phiên bản khác nhau của tệp và tài liệu.
Vấn đề bảo mật
Đảm bảo tính bảo mật và quyền riêng tư của dữ liệu và tài liệu kinh doanh nhạy cảm.

Tính năng phần mềm

Lưu trữ tập trung
- •Thu thập tài liệu số
- •Lưu trữ tài liệu
- •Trích xuất tài liệu
- •Tích hợp API kết nối nhiều hệ thống
Tìm kiếm nhanh chóng
- •Tìm kiếm theo từ khóa
- •Tìm kiếm theo đối tượng
- •Tìm kiếm nâng cao
- •Tìm kiếm theo ngữ nghĩa nội dung với ngôn ngữ tự nhiên qua chatBot AI
Bảo mật - an toàn
- •Phân quyền người dùng
- •Cơ chế bảo mật chuẩn 256-bit AES cho file
- •Cơ chế bảo mật SSL/TLS cho truyền tệp
Giám sát - thống kê
- •Thống kê số người dùng
- •Thống kê số truy cập
- •Thống kê hành động
- •Chặn tác động đối với tài liệu mật

Use case

Explorer use cases

Cung cấp truy cập dữ liệu lưu trữ
Preview
xFile dể dàng tích hợp với các ứng dụng khác, các công cụ, các hệ thống lưu trữ cloud hay on-premise.Vì vậy dể dang truy cập và cung cấp dữ liệu cho nội và và bên ngoài doanh nghiệp
- •Hỗ trợ đầy đủ giao diện truy cập: người dùng có thể truy cập từ nhiều thiết bị laptop, tablet, mobile… thông qua giao diện web, app, email links...
- •Truy cập từ Ứng dụng của doanh nghiệp: các ứng dụng trên hạ tầng cloud hoặc on-premise có thể truy cập nội dụng trên xFile, như các ứng dụng SAP, CRM, HR… Cho phép người dùng có thể truy cập, sửa và quản lý tài liệu thông qua các ứng dụng như Office365, Google App, Sharepoint
- •Backup dữ liệu: Thực hiện sao lưu dữ liệu doanh nghiệp bằng cách lưu trữ nội dung dữ liệu trên public cloud, private cloud.
Hệ thống xử lý và lưu trữ dữ liệu
Preview
xFile cùng tích hợp với các module khác, để xử lý và lưu trữ nội dung theo yêu cầu đặc thù của từng doanh nghiệp
- •Xử lý quản lý lưu trữ: Xử lý lưu trữ trên nhiều vùng lưu trữ khác nhau, theo dỏi và tìm kiếm nội dung. xFile quản lý lưu xuống nội dung dữ liệu vào vùng lưu trữ tương ứng. Cung cấp tính năng tìm kiếm linh động, theo dỏi hoạt động liên quan tài liệu và thư mục, ghi nhận lại toàn bộ và tạo báo cáo theo yêu cầu.
- •Luồng xử lý phức tạp: xFile với tính năng xử lý qui trình workflow cho phép tạo các qui trình cho xử lý, phê duyệt, kiểm soát tài liệu, với các yêu cầu phức tạp, xFlow là giải pháp cùng xFile đáp ứng bất cứ yêu cầu nào.
- •Quản lý tài sản số (DAM): xFile cung cấp tính năng mở rộng quản lý các tài sản số như Video, Audio, Gaming…, phân loại, thu thập, lưu trữ và xuất ra nội dung. Nén và mã hóa tối ưu chất lượng và bảo mật lưu trữ. Tìm kiếm ngay lập tức nội dung dựa trên thông tin của tài sản. Cho phép xem nội dung với các ứng dụng tích hợp, xem trực tiếp trên máy người sử dụng.
Khai thác dữ liệu với công nghệ AI
Preview
xFile tích hợp công nghệ AI khai thác tối đa dữ liệu, phục vụ hoạt động doanh nghiệp
- •Tìm kiếm thông minh: xFile được cung cấp tính năng AI chatBot, người dùng có thể tìm kiếm tài liệu với nội dung có ngữ nghĩa thay vì từ khóa như tryền thống.
- •Hình thức tìm kiếm: thông qua giao diện chat với ngôn ngữ tự nhiên, không cần nhớ chính xác thông tin tìm kiếm, mà thông qua đặt câu hỏi để đạt được kết quả mong muốn.
- •Tính năng AI mở rộng: Với các yêu cầu tính năng AI cao cấp hơn, như tạo nội dung, tự động hóa qui trình, trợ giúp ra quyết định… xFile có thể tích hợp với xBot là sản phẩm cung cấp dịch vụ Ai cao cấp hơn.
- •Phân quyền dữ liệu: Với truy cập truyền thống hay thông qua xBot AI, xFile đều kiểm soát quyền truy cập từ lúc lưu dữ liệu xuống, cấp phép cho xBot AI sử dụng để train hệ thống, và giai đoạn người dùng truy cập.